Офис будущего: совместный стол и столы с регулируемой высотой

Офис будущего: совместный стол и столы с регулируемой высотой

Время чтения: 6 Минуты Будущее в офисе за столами с совместным доступом и столами с регулируемой высотой? Раскрываем, что скрывается за трендами.

Офис будущего: совместный стол и столы с регулируемой высотой

Пандемия короны изменила нашу повседневную работу. Порой каждый второй нанятый человек в Германии работал хотя бы частично из Домашний офис . Исследования Bitkom и DAK пришли к такому же выводу: хотя прямой контакт с коллегами отсутствует, многие сотрудники считают свою работу в домашнем офисе более продуктивной. 75 процентов хотят частично работать из дома даже после кризиса, связанного с коронавирусом. Это оставляет пустые столы и вопрос о том, прожил ли офис в том виде, в каком мы его знаем.

Многие компании в настоящее время видят возможность создавать рабочие места будущего. Особой популярностью пользуется новая концепция работы «совместное использование рабочего стола». В то время как совместное использование рабочего места уже давно используется в Кремниевой долине, немецкие работодатели также хотят сделать рабочее место более гибким в будущем. Это ставит перед офисным оборудованием новые задачи: специальные столы с регулируемой высотой. становятся все более привлекательными, когда речь идет о персонализации и здоровом рабочем месте идет.

Достаточная причина, чтобы внимательнее присмотреться к разделу стола и столам с регулируемой высотой. Мы раскрываем, что скрывается за тенденциями, преимущества и недостатки комбинации и как вы можете разумно реализовать их с помощью правильных правил.

Что такое совместное использование рабочего стола?

Как и положено новому рабочему направлению, термин подходит Совместное использование рабочего стола, даже Общий стол или Горячий стол, с английского. Он состоит из «письменного стола» для рабочего стола и «совместного использования» для совместного использования. Совместное использование рабочего стола основано на том факте, что в компании меньше рабочих мест, чем сотрудников. Ваш собственный фиксированный стол — с фотографией и вашим любимым растением — больше не доступен при совместном использовании стола. Напротив, сотрудники могут выбирать свое место каждый день. В идеале использовать столы с регулируемой высотой и эргономичные офисные стулья, которые можно индивидуально адаптировать для каждого сотрудника.

Интересно: идея совместного использования стола пришла из мореплавания. Из-за нехватки спальных мест моряки делились друг с другом. Горячие бухты кровать. Пока один работал, другой использовал свободное спальное место.

Гибкие рабочие места уже много лет успешно используются в Кремниевой долине. А у нас сначала только молодые Стартапов Следуя примеру Google и Facebook, известные немецкие компании, такие как Lufthansa, Siemens и ADAC, с тех пор оставили свои стационарные столы.

Компании ожидают от новой организации оптимального использования ресурсов. Следует уменьшить незанятые площади и сэкономить средства. По словам защитников, эта концепция также обеспечивает более гибкую структуру работы и повышение производительности.

Факт таков: из-за командировок, выездных работ, встреч, отпусков по болезни и отпусков офисы в Германии никогда не были заполнены до последнего места. Согласно некоторым исследованиям, до 40 процентов столов остаются бесплатными каждый день. Желание работать гибко с точки зрения пространства и времени, поскольку большинство людей испытывают это впервые, усиливает это. Итак, совместное использование рабочего стола в сочетании со столами с регулируемой высотой — это решение для рабочего места будущего?

Имеет ли смысл совместное использование рабочего стола для моего офиса?

То, что является частью повседневной жизни технологических гигантов Кремниевой долины, также может принести некоторые преимущества вашему собственному офису. Прежде всего, следует спросить себя, можно ли разумно использовать гибкий стол для всех (или, по крайней мере, для большинства) сотрудников.

Совместное использование рабочего стола всегда имеет смысл, когда большинство сотрудников работают гибко с точки зрения использования пространства — например, из своего домашнего офиса. Много времени в поле или с клиентами также означает пустые рабочие места и может быть причиной концепции «общего стола». Если вы нанимаете большое количество людей на неполный рабочий день или если ваша компания работает посменно, совместное использование рабочего стола может иметь смысл.

Совет: привлеките своих сотрудников с самого начала, а иногда и работает совет на борту, если вы думаете о реструктуризации своего офиса. Таким образом вы избегаете того, чтобы сотрудники чувствовали себя подавленными новой концепцией или отказывались от нее с самого начала. Согласно суду по трудовым спорам, производственный совет имеет право голоса при разделении рабочего стола.

Каковы преимущества совместного использования рабочего стола?

Совместное использование рабочего места имеет не только (экономические) преимущества для работодателя. При правильной реализации гибкие рабочие места предлагают множество возможностей, которые могут улучшить работу. Мы перечислили для вас самые важные моменты:

1. сократить расходы: Совместное использование рабочего стола означает, что ресурсы используются эффективно, а время простоя сокращается. Меньшее количество рабочих мест означает экономию оборудования. Тот факт, что требуются менее дорогие офисные помещения, также может сэкономить деньги. По данным Института Фрауэнгофера, затраты на аренду и содержание составляют до десяти процентов для организаций.
2. Здоровые рабочие места: Рабочее место, которое необходимо адаптировать к потребностям каждого сотрудника, — это, прежде всего, одно: эргономичность! А стол с регулируемой высотой DPJ незаменим при совместном использовании рабочего стола. Благодаря регулируемой столешнице его можно адаптировать к индивидуальному размеру тела. Кроме того, он мотивирует регулярные фазы стоя во время работы, что дает множество преимуществ для нашей спины и всего тела.
3. Совместное использование рабочего стола создает движение: Вместо того, чтобы оставаться на одном рабочем месте, совместное использование рабочего стола позволяет сотрудникам больше перемещаться по компании. Движение важно для нашего здоровья и, как было доказано, увеличивает продуктивность. Регулярные перерывы между сидением на одном и том же месте также поощряются за счет регулируемого по высоте стола.
4. Больше общения и творчества: Ежедневная смена работы создает совершенно новый обмен между сотрудниками. Различные отделы вступают в контакт и обмениваются информацией о методах работы и задачах. Это увеличивает поток информации, создает творческие идеи и невообразимое взаимодействие!
5. Более высокая производительность: Больше движений и меньше отвлекающих факторов благодаря столу, свободному от личных мелочей, что способствует концентрации и продуктивности.
6. Повышение удовлетворенности сотрудников: Современные, хорошо продуманные рабочие места имеют долгосрочное положительное влияние на удовлетворенность ваших сотрудников. Совместное использование рабочего стола также дает новые импульсы. Это предотвращает такие симптомы, как скука и утомление.
7. Инновационный имидж: Молодые таланты привлекают гибкую рабочую среду. Как компания, вы даете понять, что доверяете инновационным концепциям. Современное рабочее место с эргономичной офисной мебелью, такой как стол с регулируемой высотой, также свидетельствует о том, что вы цените здоровье своих сотрудников. И то и другое положительно влияет на брендинг работодателя, то есть на ваш бренд как работодателя.

Каковы недостатки совместного использования рабочего стола?

Как и любая другая модель работы, совместное использование рабочего стола меняет привычные рабочие процессы в офисе. Поэтому есть также голоса, которые видят недостатки в использовании гибких столов.

• Для многих сотрудников отказ от собственного стола также означает потерю зоны личного комфорта в офисе. Как работодатель, вы не должны недооценивать важность семейного фото или растения на вашем столе.
• В частности, интровертированным сотрудникам бывает трудно постоянно обмениваться идеями с новыми коллегами и красть энергию. Здесь обязательна чуткость!
• Необходимость искать работу каждое утро или после обеда может стать стрессовым фактором. То же самое касается постоянной подготовки документов и кабельной разводки ноутбука, что также экономит время.

Успех совместного использования рабочего стола зависит от правильного общения. Очень важно: убедитесь, что неопределенность во время введения не приводит к напряжению или спорам. сотрудники — например, из-за чувства, что у одного и того же коллеги всегда «лучший стол» достал. С помощью 5 советов мы покажем вам, как это можно сделать.

Совместное использование рабочего стола — 5 советов, как это сделать в офисе

Вместе со своими сотрудниками разработайте свод правил, которых каждый может и хочет придерживаться. Мы уже собрали самые важные советы для успешного совместного использования рабочего стола:

Совет 1: оборудуйте рабочие места столами с регулируемой высотой

Как работодатель, вы несете ответственность за предоставление своим сотрудникам эргономичного рабочего места из-за вашего долга заботы. Это также относится к реализации совместного использования рабочего стола. Вам следует полагаться на столы с регулируемой высотой. Их можно не только быстро и легко настроить индивидуально. Стол с электрической регулировкой высоты позволяет регулярно отдыхать от сидения. Это укрепит здоровье ваших сотрудников!

Совет 2: будьте образцом для подражания!

Когда дело доходит до совместного использования рабочего стола, все одинаковы. Если вы хотите, чтобы в вашей компании были приняты гибкие рабочие места, вам следует принимать участие в ежедневной смене рабочего места. Покажите, что вы верите в успех совместного использования рабочего стола. В то же время вы разрушаете фиксированные иерархии и делаете себя ощутимыми для своих сотрудников. Важно: подайте хороший пример, используя стол с регулируемой высотой, и регулярно пользуйтесь преимуществами работы стоя. Ваши сотрудники обязательно сделают то же самое.

Совет 3: внедрите политику чистого стола

При совместном использовании стола оборудуйте все столы с регулируемой высотой одним и тем же оборудованием — Экраны, мышь и клавиатура, а также док-станция для ноутбука должны быть доступны везде. быть. Это гарантирует бесперебойный рабочий процесс. К тому же одинаковая экипировка не вызывает ревности. Важно отметить, что каждый сотрудник оставляет свой рабочий стол таким, каким он его нашел. Так называемое Политика чистого стола — одно из самых важных правил при совместном использовании офиса: когда работа закончена, пространство прибирается. Личные вещи и рабочая утварь убираются, а крошки или пятна от кофе удаляются. Для очистки клавиатуры и мыши стоит предусмотреть специальные дезинфицирующие средства. Таким образом, вы, как команда, гарантируете, что у каждого сотрудника будет аккуратный и чистый стол.

Совет 4. Обменивайтесь идеями со своими сотрудниками

Совместное использование рабочего стола работает только в том случае, если вы вовлекаете в процесс своих сотрудников с самого начала. В частности, должен быть задействован производственный совет, если таковой имеется. В общем, применимо следующее: не торопитесь, задавая вопросы и беспокойства, которые повлечет за собой переход. Разработайте правила реализации в командных мастерских. И очень важно: продолжайте получать отзывы от ваших сотрудников даже после начала. Насколько вас устраивает новый рабочий стол в офисе?

Совет 5: убедитесь, что у вас есть необходимое (техническое) оборудование

Для многих компаний совместное использование рабочего стола — это возможность заменить старые технические системы и оборудование. Чтобы совместное использование рабочего стола было успешным, вам следует подумать об альтернативах стационарным телефонам — мобильные устройства, гарнитуры и соответствующее программное обеспечение для телефона могут быть решением. ИТ-отдел компании также должен позволять сотрудникам получать доступ ко всем необходимым системам и данным со своих ноутбуков. Еще один совет по оборудованию: обеспечьте каждого сотрудника запирающимся контейнером на колесиках. Помимо конфиденциальных документов, личные вещи также могут быть размещены в пределах легкой досягаемости. Персональный рулонный контейнер помогает реализовать принцип чистого стола.

Вывод: совместное использование рабочего стола может быть успешно реализовано при хорошем планировании.

Совместное использование рабочего стола может принести вашей компании множество преимуществ — от экономии до повышения производительности до более здоровых рабочих мест благодаря столам с регулируемой высотой. Возможные препятствия не следует недооценивать. Важно, чтобы совместное использование рабочего стола никогда не вводилось слишком поспешно или не определялось «сверху». Сделайте редизайн командным проектом, в котором вы позволяете своим сотрудникам участвовать с самого начала. Адаптируйте концепцию к потребностям вашей компании. Тогда столы с совместным доступом и столы с регулируемой высотой могут стать обещанным решением на будущее.

Фотография: Rymden / stock.adobe.com

PS: Для нас важен менеджмент качества!

Пожалуйста, дайте нам знать, как вам нравится наш пост. Для этого щелкните звездочки, показанные ниже (5 звездочек = очень хорошо):

Организация рабочего пространства

Можно выделить 2 больших подхода к организации «рабочего стола»:

загруженный предметами стол

vs

чистый и стерильный стол.

В некоторых компаниях даже практикуется «политика чистого стола» (clean-desk policy (CDP)): в уставах компаний прописано, в каком состоянии остается рабочий стол сотрудника после рабочего дня, а также указаны санкции за нарушение этих правил. Да, эта политика гибкая, и каждая компания устанавливает свои правила, но тем не менее, она ведет к одному — пространство вокруг работника должно быть чистым.

У этой политики существуют плюсы: считается, что она повышает производительность, например, через цифровизацию коммуникации, так как происходит избавление от бумажных носителей. Также многие исследования показывают, что чистый стол ведет к снижению стресса: не нужно быстро искать в море документов нужный файл или ручку. Ниже уровень стресса – лучше концентрация. Лучше концентрация – выше производительность. Все в сумме способствует повышению креативности.

Также считается, что CDP повышает креативность, также вместе с использованием «горячего стола» (hot-desking): это когда у сотрудников нет закрепленного места. Подобные условия склоняют людей к сотрудничеству и подталкивают к инновациям.

Но что-то все о чистых столах, да о продуктивности.

Не стоит переживать, если вы любите стол, на котором постоянно что-то есть: у меня для вас хорошие новости! В частности, исследования показывают, что загруженный стол дает преимущества для творческого поведения.

Согласно исследованиям, чистый стол подталкивает людей на более консервативное поведение. Когда вы окружены такой стерильной и организованной средой, вы не столь изобретательны и экспериментальны — вы придерживаетесь того, что знаете и идете безопасным путем.

«Беспорядочная среда, кажется, вдохновляет на отказ от традиций, что может дать новые идеи, а упорядоченная среда, напротив, поощряет условности и осторожность».

Но если вы все же хотите как-то упорядочить офисное пространство вокруг себя, то вот несколько советов о том, как это сделать:

1. Фокус на функциональности: оставьте вокруг себя только то, что используете часто. Это поможет не отвлекаться во время работы.

2. «Минимализму — да!»: много мелких (или не очень) предметов вокруг отвлекают наш мозг и мысли. Если вы любите декорировать пространство множеством предметов, то не ставьте все сразу, а меняйте со временем. Не так много пыли, а изменения в картинке будут радовать глаз. А также можно зонировать пространство, небольшое в том числе.

3. Так как мы работаем с бумажными документами, то знаем, что бумага – возможно главный источник хаоса на столе. Придумайте себе систему работы с документами: клейте стикеры, сортируйте по цветам. Система маркировок и ярлыков поможет в сложный момент вытащить нужный документ с меньшим количеством стресса. И лучше не заводите коробку/ папку «Другое» или «Разное»: с большой вероятностью можно сказать, что спустя время вы забудете, что там находится.

Лайфхак: используйте принцип «бумага-действие». Например, визитка, на которой написан номер телефона, — это повод внести в смартфон новый контакт или поставить в дату календарь о звонке.

4. Держите собранными или убранными провода: это уменьшает беспорядок. К тому же, когда они не путаются и не мешаются, вам легче работается.

5. Также не забывайте выделять какое-то время на то, чтобы следить за чистотой: 15 минут в пятницу будет достаточно или 5 минут в течение каждого дня. Протрите клавиатуру, отсортируйте документы, и вы скажете себе спасибо в понедельник или на следующий день.

6. Также иногда советуют «обнулять» рабочее пространство: как будто после сложного проекта вы закрываете все вкладки в окне браузера, чистите рабочий стол, складывая файлы в папку с названием завершенного проекта, и счастливо выдыхаете. Говорят, что если сделать это с физическим рабочим столом, то можно испытать похожее наслаждение.

7. Раз уж мы заговорили про компьютер: время на сортировку файлов по папкам тоже иногда полезно тратить. Каждый проект — папка. Папочная система и четкая сортировка будет помогать в целом избегать неприятных ситуаций. И не забывайте про облачные хранения, если есть возможность – пользуйтесь! Технологии — это здорово!

Главное помните: на вашем рабочем месте исключительно вам должно быть комфортно, поэтому отталкивайтесь от себя, ведь только вы знаете, как вы работаете, как происходит ваш мыслительный процесс. Все зависит от того, на чем вы хотите сосредоточиться, и какова специфика вашей работы.

И не забывайте о ваших ценностях и радостях: помните, что для вас важно, и, возможно, в минуту рабочего аврала это сможет помочь. Держите эти детальки радости перед глазами: фотографии любимых людей или захватывающих видов, но иногда любимый мем тоже может порадовать.

Социальная ответственность

Как один из лидеров в своем сегменте рынка, компания вносит существенный вклад в социальное и экологическое благополучие общества и придерживается принципов, определенных международным стандартом ISO 26000

Принципы компании в области социальной ответственности

Этичное поведение
Уважение интересов заинтересованных сторон
Соблюдение прав человека
Соблюдение верховенства закона и международных норм поведения
Прозрачность
Подотчетность

Отчет по Социальной Ответственности

В соответствии с приоритетами развития Компании (Общество с ограниченной ответственностью «Глобал Дата Консалтинг энд Сервисез») в сфере Корпоративной Социальной Ответственности, Компания в своей деятельности уделяет особое внимание следующим компонентам Корпоративной Социальной Ответственности (в соответствии с ISO 26000):

Содействие экономическому развитию регионов, где Компания ведет свою деятельность

Компания предоставляет высококачественные, технологичные ИТ-услуги на основе накопленных знаний и опыта, Компания открывает новые возможности для бизнеса ее заказчиков. Ежегодно Компания создает более 250 рабочих мест, рост объема экспортной выручки за последние 5 лет увеличился в 6,5 раз.

Обеспечение качества услуг и продуктов

Компания эффективно использует систему обратной связи с заказчиками — CSAT. ICL Services обеспечивает информационную безопасность услуг, что ежегодно подтверждается независимым аудитом соответствия стандарту ISO 27001.

ICL Services непрерывно улучшает качество предоставляемых ИТ-услуг на базе внедренных в компании технологий Lean.

Инвестирование в человеческий капитал

• ICL Services делает акцент на непрерывном развитии и поддержании человеческого ресурса.
• Ежегодно внутреннее обучение проходят 95% сотрудников.
• В программе подготовки управленческого кадрового резерва участвовало 52 сотрудника компании, из них 28 человек занимают на данный момент руководящие позиции.
• Ежегодно проводится конкурс «Лучший сотрудник года», являющийся примером эффективного нематериального поощрения заслуг работников.
• Ежеквартально проводится профессиональный конкурс CSat-StarTeam, стимулирующий сотрудников постоянно улучшать качество предоставляемых услуг.
• Каждый сотрудник ежеквартально получает компенсацию части затрат на занятия спортом.
• Компания организует и поддерживает занятия спортом сотрудников, путем аренды за свой счет спортивных площадок по таким видам как: футбол, волейбол, баскетбол и даже кибер-спорт.

Ответственное корпоративное поведение

Создает корпоративную культуру, которая способствует соблюдению сотрудниками и Высшими должностными лицами этических норм и правил, определенных Кодексом Компании и внутренними политиками, противодействию коррупции, возможному нарушению прав человека, противодействию дискриминации; развитию коммуникаций, обеспечивающих эффективное взаимодействие Компании с заинтересованными сторонами. Компания поощряет инновации, развитие сотрудников и желания сотрудников сделать свой вклад в совершенствование общества путем выполнения своей работы. Компания внедрила конфиденциальные процедуры оповещения о возможных или состоявшихся нарушениях со стороны сотрудников, а также прозрачные процедуры их расследования и привлечения к дисциплинарной ответственности.

• Кодекс компании
• Политика предоставления услуг с учетом особенностей работы каждого из направлений
• Программа активностей Green Team до 2017
• Политика Корпоративной социальной ответственности
• Антикоррупционная политика
• Политика в отношении организационных изменений
• Политика чистого стола и чистого экрана

Благотворительность и спонсорство

Компания (Общество с ограниченной ответственностью «Глобал Дата Консалтинг энд Сервисез») участвует в благотворительных и волонтерских программах в области поддержки детских и социальных учреждений (включая детские дома, больницы), поддержке социальных проектов и инициатив, благотворительных организаций и фондов и пр. Сбор подарков детям с ограниченными возможностями, благотворительные ярмарки, участие во всероссийской программе «Миллион мелочью». В год компания принимает участие более, чем в 40 благотворительных акциях.

Экологичное ведение бизнеса

Чтобы мотивировать своих сотрудников вести экологичный образ жизни, Компания внедряет «зеленую» линию в повседневную офисную жизнь и создает атмосферу бережного отношения к планете и ее ресурсам.

• При трудоустройстве каждый сотрудник получает специальный набор, где есть противопоставленная пластиковым стаканчикам керамическая кружка, эко-ручка из переработанных материалов, кейсы для бейджа и минимум упаковки.
• При организации крупных корпоративных праздников Компания исключает закупку индивидуальных бутылок с водой, делая выбор в пользу крупных тар, а сотрудников призывает брать с собой термокружки.
• В офисах Компании стоят контейнеры для раздельного сбора мусора, бумаги и батареек. Более того, у каждого сотрудника есть возможность контролировать раздельный сбор в секционных контейнерах на каждом этаже: для органических отходов, пластика и бумаги. Когда контейнеры заполняются, сотрудники пишут организаторам с просьбой опустошить их. Для этого в Компании налажено сотрудничество с эко- организацией, которая забирает отходы в городские пункты сортировки.
• Добровольцы из числа сотрудников регулярно организуют сбор одежды, которая передается на местный фримаркет, а затем нуждающимся.
• Ежегодно многие сотрудники принимают участие в традиционной посадке деревьев на территории офиса.
• Наклейки на стенах офиса призывают сотрудников сокращать расход воды, а при печати документов во избежание чрезмерного расхода бумаги повторно использовать черновые листы.
• Регулярно организуются разноплановые мероприятия, направленные на поддержания экологичного образа жизни – в частности уборка лесов, участие в акциях «На работу на велосипеде», «Час земли», фотоконкурс «Вымирающие виды» и «Мы против пластика», конкурсы рисунков для детей сотрудников на эко-тему, экологический квест «World clean up day».

Минимизация негативного воздействия на окружающую среду

В Компании образована Green Team — команда социально активных сотрудников из разных подразделений. Она реализует программу мероприятий, направленную на достижение социальных и экологических целей Компании.

Почему это важно для нас?

Мы хотим оставаться передовой Компанией во всех сферах, даже в вопросах защиты окружающей среды и решении социальных проблем и помогаем нашим сотрудникам реализовать их стремление сделать мир лучше.

Принцип чистого стола

Эффективное управление крупным промышленным холдингом подразумевает высокий уровень прозрачности деятельности всех предприятий. В первую очередь это касается финансовых потоков: от оперативности и достоверности информации зависит качество управленческих решений. Для холдинга, состоящего из десятков территориально распределенных предприятий, оптимизировать процессы управления — стратегически важная задача.

Для повышения эффективности управления финансовыми потоками компании необходимо: во-первых, повысить эффективность и снизить трудозатраты на ведение бухгалтерского и налогового учета для профильных подразделений холдинга. во-вторых, по запросу контролирующих органов быстро представить необходимые документы. И, наконец, обеспечить сохранность и исключить риски утери документов.

Для выполнения этих задач в группе компаний ОМК был принят ряд ключевых решений:

• Стандартизация процессов бухгалтерского, налогового и управленческого учета по всем предприятиям холдинга.
• Создание в рамках компанииединого центра бухгалтерского и налогового учета, компании «ОМК-Аудит».
• Переход на обработку документов в электронном виде, то есть создания единой среды управления документами холдинга.

С развитием бизнеса количество документов увеличивается. Учитывать, хранить и управлять ими становится все сложнее. В результате возрастают расходы на аренду дополнительных дорогостоящих площадей, содержание непрофильного персонала и обслуживание архива. Также повышается риск утраты ценной документации и усложняется процесс ее поиска.

На этапе реорганизации ОМК было принято решение о создании распределенного электронного архива первичной бухгалтерской документации.

При выборе исполнителя компания ОМК оценивала сервисную компанию по нескольким главным критериям:

• Опыт реализации крупных проектов по построению систем электронного архива.
• Опыт и количество реализованных проектов по управлению фондами первичных бухгалтерских документов.
• Цена предложенного решения, совокупная стоимость владения и период окупаемости.

В совокупности ключевым критериям соответствовала корпорация ЭЛАР, обладающая многолетним опытом внедрения электронных архивов и перевода документов в электронный вид.

С учетом реструктуризации бизнес-процессов ОМК и создания объединенного центра обслуживания обслуживания (бизнес-единицы, которая ведет бухгалтерский и налоговый учет всех предприятий группы), перевод документов в электронный вид осуществляется на местах, а обработка передается в объединенный центр.

Для группы ОМК было разработано эталонное решение, состоящее из: системы электронного архива на ПО ЭЛАР Саперион, различных функциональных модулей (электронная комната, автоматическое распознавание документов, интеграционные модули 1C, Oracle eBS, SAP FI, SAP HR, СФМ, Клиент-Банк МИБ и др.). Это решение в различных сочетаниях функциональных модулей внедрено в шести центрах учета ОМК: Москва, Выкса, Владимир, Челябинск, Альметьевск, Чусовой. Между центрами учета организован обмен данными. Каждый центр учета обслуживает определенные юридические лица холдинга.

Решение используют более 500 сотрудников всех предприятий группы.

Для документационной поддержки бизнес-процессов по обработке документов была реализована распределенная система электронного архива СЭАД ОМК.

Внедренное решение позволило:

• Обеспечить единые методики и возможность удаленной обработки документации (в объединенном центре обрабатываются документы территориально удаленных подразделений).
• Избежать рисков непредставления в срок отчетной документации по запросам налоговых органов.
• Обеспечить оперативный доступ к копиям документов, контроль полноты и достоверности поступающей документации.
• Контролировать эффективность работы сотрудников (за счет мониторинга количества обработанных документов).

В ходе проекта с октября 2010 года были автоматизированы процессы по вводу, обработке и хранению первичных документов холдинга. Пилотный проект в московском офисе управляющей компании был запущен в промышленную эксплуатацию в декабре 2010 года. Далее последовал ряд тиражируемых внедрений на производственных площадках в Выксе, Альметьевске и других.

Объединенный центр обслуживания

В структуре центра обслуживания выделены 2 ключевых департамента.

Служба единого окна (СЕО) осуществляет перевод поступающих документов в электронный вид, их первичную регистрацию в электронном архиве и передачу ответственным бухгалтерам. Кроме того, служба обрабатывает запросы от внутренних пользователей на выдачу необходимых комплектов документов.

Бухгалтерия принимает поступившие документы к учету и осуществляет их обработку в учетной системе и электронном архиве. Рабочее место бухгалтера оснащается двумя мониторами, на одном — учетная система (1С, Oracle eBS, SAP), на другом — электронный архив на платформе ЭЛАР Саперион. Таким образом, оптимизированы процессы учета и увеличена эффективность работы профильных специалистов.

Кроме того, внешние аудиторы при проведении проверок работают и с учетными системами и с электронным архивом. Все необходимые документы территориально распределенной группы компаний доступны с рабочего места, что упрощает процедуры аудита.

По итогам внедрения в ОМК внутренней службой качества был проведен социологический опрос сотрудников, использующих систему, который выявил следующее:

• 46% опрошенных отмечают повышение скорости документооборота после внедрения решения;
• 50% отмечают повышение оперативности учетной работы. Документы обрабатываются и принимаются к учету быстрее;
• 38% подтвердили, что решение снизило трудоемкость и повысило качество ведение бухгалтерского и налогового учета;
• 76% пользователей отметили, что решение позволило им легко и быстро искать необходимый документ/пакет документов.

Архитекутра решения

Основой решения является ECM-платформа ЭЛАР Сапероин, обеспечивающая хранение, поиск и оперативный доступ ко всем документам организации и позволяющая автоматизировать ключевые бизнес-процессы холдинга. Система позволяет управлять большими объемами и количеством документов, осуществлять поиск документов по атрибутам, формировать подборки, просматривать документы и их атрибуты, регистрировать изменения.

Архитектура решения на примере одной из производственных площадок:

На базе ЭЛАР Сапероин реализован ряд функциональных модулей: обращение к документам из учетных систем (интеграция с 1С, Oracle eBS, SAP); автоматическая кодировка статусов первичных документов (интеграция с Системой финансового мониторинга); автоматизация ввода документов (OCR-распознавание средствами DPU Scan и ABBYY FlexiCapture); электронная комната (e-room, мониторинг статусов обработки документов для контрагентов ОМК); защищенное хранение персональных данных сотрудников ОМК (интеграция с SAP HR) и другие.

Результаты

Для достижения максимального эффекта от внедрения был решен ряд ключевых задач:

• Организована Служба единого окна — специальное подразделение заказчика, созданное для обработки поступающей документации (сканирование, сортировка, первичная обработка и регистрация документа, передача в учетный центр).
• Бухгалтерские службы полностью переведены на безбумажную обработку документов (принцип «чистого стола»). Бухгалтер получает отсканированный образ документа, прошедший предварительную регистрацию в СЕО.
• Аудиторы получают доступ к электронному архиву и учетным системам, что позволяет оптимизировать процедуры проверок.
• Из привычных интерфейсов учетных систем (1С, SAP R/3) за счет интеграции реализована возможность работы с документами электронного архива: поиск, просмотр, выгрузка, печать.
• Переведен в электронный вид ретроспективный фонд первичных бухгалтерских документов. Оцифровано, проиндексировано и загружено в электронный архивболее 100 000 документов..
• На предприятиях группы реализованы удаленные участки сканирования документов «на местах».
• Проведена интеграция с Системой финансового мониторинга (СФМ) для автоматизации процессов присвоения статусов документам в системе корпоративного документооборота ОМК.
• В электронном архиве реализовано хранение платежных документов из системы Клиент-Банк МИБ. Документы индексируются автоматически при помощи ПО DPU Scan.
• Организовано защищенное хранение сведений и документов о сотрудниках ОМК, интегрированное с модулем SAP HR.
• Внедрена система контроля эффективности работы сотрудников по обработке поступающих документов (на основе статистики по обработанным документам).
• Реализована «Электронная комната контрагентов» на корпоративном портале ОМК, обеспечивающая возможность отслеживания этапов обработки и согласования конкретного документа/пакета документов.
• Автоматизирован процесс проверки формализованных документов (счета-фактуры, товарные накладные) с использованием ПО ABBYY FlexiCapture.
• Автоматизирован процесс индексирования, обработки и привязки к учетной системе документов всех типов с использованием технологии штрих-кодирования.

Перспективый развития решения

В ближайших планах развития корпоративной системы электронного архива ОМК — автоматизация процессов бухгалтерского и управленческого документооборота на базе платформы САПЕРИОН. Будут реализованы возможности выдачи и контроля поручений, различные маршруты согласования документов, мониторинг и аудит процессов документооборота.

Кроме того, важнейшей доработкой системы станет организация обмена юридически значимыми электронными бухгалтерскими документами. В рамках этой задачи будет осуществлена интеграция электронного архива САПЕРИОН с инфраструктурой оператора электронного документооборота. Новые возможности позволят обмениваться электронными первичными документами в электронном виде и обеспечить их юридическую значимость.

В рамках масштабирования системы будет осуществлен комплекс работ по тиражированию решения на Чусовой металлургический завод.

Также планируется переход на новую перспективную версию САПЕРИОН 7.1, обладающую расширенными функциональными возможностями.

Преимущества

• Сократились непроизводительные трудозатраты бухгалтерии на обработку бумажной документации.
• За счет реструктуризации и создания объединенного центра обслуживания ОМК сократилась численность штата бухгалтеров в 2.5 раза.
• Сократились сроки подготовки к налоговым проверкам. Снизились риски штрафных санкций со стороны регуляторов.
• Появилась возможность отслеживания поступления оригиналов документов.
• Обработка документов производится в учетных центрах, которые территориально удалены от производственных площадок.
• Сокращены издержки на документационную поддержку деятельности холдинга, хранение, обработку, пересылку документации. Большинство процедур реализовано в электронном виде.
• Стандартизированы подходы и методики обработки документации ОМК.
• Гарантирована защита и надежность хранения корпоративной информации.

Объединенная металлургическая компания (ОМК) — один из крупнейших отечественных производителей труб, железнодорожных колес и другой металлопродукции для энергетических, транспортных и промышленных компаний.

В составе ОМК 4 крупных предприятия металлургической отрасли: Выксунский металлургический завод (Нижегородская область), Альметьевский трубный завод (Республика Татарстан), завод Трубодеталь (Челябинская область) и Литейно-прокатный комплекс (Нижегородская область).