Загрузка...Политика чистого стола
Политика чистого стола
13.03.2002 Зачем компаниям «политика чистого стола»
Один из топ-менеджеров компании Mars, инспектируя российское подразделение, пришел в ужас от состояния офиса: столы были погребены под горами документов. Менеджер собрал бумаги в кучу и свалил их в подсобное помещение. Сотрудники потом без малого неделю отыскивали свои документы. Так руководство приучило персонал соблюдать правила безбумажного стола. «Порядок на столе, порядок в голове» — с таким девизом начинают рабочий день тысячи людей. В одних компаниях сотрудники обязаны поддерживать порядок на рабочем месте в течение всего дня, в других убирают со стола всю документацию перед уходом из офиса. На рабочем месте должно находиться только самое необходимое: компьютер, телефон, калькулятор и ручка с блокнотом. Так называемую «политику чистых столов» некоторые компании включают в свод корпоративных правил. Например, в «Калине» и Shell требования к рабочему месту зафиксированы в правилах внутреннего трудового распорядка, с которыми должен ознакомиться каждый новый сотрудник. В российском офисе Motorola о требованиях к порядку рассказывают на специальном вводном тренинге. Олег Румянцев, бывший сотрудник компании Mars, считает, что строгие требования к порядку формируют особую атмосферу. «Из офиса уходит мещанский дух, возникает чувство свободы», — отмечает он. Но главная цель «политики чистых столов» -контроль и управление информацией. Для ее введения есть несколько причин.
Когда все сотрудники придерживаются одних правил в обращении с документами, опасность потерять важные документы сводится к минимуму, считает финансовый менеджер Motorola Дмитрий Анисимов, отвечающий в компании за внутренний контроль. Снижается вероятность того, что кто-нибудь возьмет с чужого стола бумаги, содержащие информацию, которая не должна выходить за пределы компании, — например, заявку на участие в тендере. Единые правила хранения документов позволяют избежать знакомой многим ситуации: в отсутствие сотрудника в его бумагах разобраться не может никто. «В любую минуту документы одного менеджера могут понадобиться другому, — объясняет Татьяна Халявская, менеджер по маркетингу представительства компании Volkswagen. — Например, сотрудник болен или отлучился на встречу, звонит клиент со срочным вопросом. Тут же поднимаются необходимые бумаги». Небрежное обращение с документами может привести к проблемам. Отдел персонала одной компании подготовил описание недавно открывшейся вакансии. Приготовленное для отправки рекрутерам описание вакансии случайно увидел сотрудник фирмы, работавший на аналогичной должности, и решил, что его собираются уволить. Руководству пришлось долго убеждать сотрудника в необоснованности его предположений.
Опрятный офис производит хорошее впечатление на клиентов. Требования к соблюдению порядка на рабочем месте не всегда находят понимание у творческих людей. «Некоторым легче трудиться в окружении бумаг, а просьбы разобраться на столе у них только вызывают стресс», — считает Олег Трояновский, партнер консультационной компании Pathways. Полтора года назад в российском офисе Volkswagen один сотрудник не мог разобрать свой стол в течение трех месяцев. Но дело было не в неряшливости сотрудника: поток информации, которую он должен был анализировать, вырос. И в помощь сотруднику пришлось нанять ассистента, рассказывает Татьяна Халявская.
Однако во многих компаниях уборщикам или начальникам отделов вменяется в обязанность ставить на столы неряшливых сотрудников специальные таблички. Например, как в компании Mars: «Такого-то числа, уходя с работы, вы нарушили политику компании». А в «Калине», по словам Натальи Десятник, злостных нарушителей могут лишить премии или даже уволить. Правда, к таким мерам еще ни разу не прибегали.
ИА «Альянс Медиа» по материалам газеты «Ведомости»
Интересные темы:
Учетная политика на ОСНООСНО предполагает высокую налоговую нагрузку. Самый эффективный вариант ее снижения — правильно составленная…
Готовая учетная политика — образец для организации Когда предприятия утверждают учетную политику Нормы, переходящие с…
Типовая учетная политика лизинговой компанииСегодня лизинг становится все более популярным, вследствие чего на рынке увеличивается…
Нужно ли каждый год утверждать учетную политику? Нормативка для учетной политикиНужно ли утверждать каждый год…
Что такое «Конструктор учетной политики»Конструктор учетной политики — это инструмент: для создания учетной политики организации…
Почему каждый офис должен отказаться от политики «чистого стола»?
Система организации и рационализации рабочего места 5S – сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование – долгое время обеспечивает эффективность благодаря аккуратности и единообразию. Ее использование началось с производственных помещений; беспорядок там был вне закона, поскольку мог стать причиной ошибок и задержек, рассеивая внимание работников. Но 5S постепенно распространялась от автомобильных сборочных линий, операционных и производства полупроводников, где ее применение было оправданно,на офисные помещения, где ситуация совсем иная.
Гуру менеджмента сегодня поют дифирамбы «бережливому офису». Но в этом подходе можно увидеть очень простую ошибку. Он не учитывает те мелочи, которые делают пространство комфортным и приятным – и, если говорить на языке задач современного бизнеса, вдохновляющим и продуктивным, – и это не красивый фасад или со вкусом оформленный интерьер. На самом деле, он может иметь очень мало общего с тем, как выглядит здание.
Идея состояла в том, чтобы изучить, как обстановка в офисе влияет на производительность сотрудников и на то, как они себя ощущают. В ходе эксперимента исследователи задействовали четыре различных типа офиса.
В 2010 году психологи Алекс Хаслам и Крейг Найт из Эксетерского университета, Великобритания, воссоздали простые офисные помещения. Некоторые из них находились в лаборатории психологии, а некоторые – в коммерческом офисе. Затем Хаслам и Найт пригласили добровольцев, чтобы в течение часа они выполняли различные административные задачи, такие как проверка документов и др. Идея состояла в том, чтобы изучить, как обстановка в офисе влияет на производительность сотрудников и на то, как они себя ощущают. В ходе эксперимента исследователи задействовали четыре различных типа офиса.
Первым был бережливый офис, спартанское пространство с пустым столом, вращающимся стулом, карандашом и бумагой. Постепенно стало ясно, что аккуратность помещения действовала угнетающе. «Я чувствовал будто нахожусь в месте, где все лежит строго на своих местах», – прокомментировал один из участников, добавив: «В нем невозможно расслабиться». Наверное, это как раз то, к чему стремятся сторонники аккуратности и чистоты в офисе.
Во второй модели бережливый офис дополнился декоративными элементами. На стенах разместили большие фотографии зелени. Появилось и несколько растений в горшках. Модернистов и сторонников системы 5S может удивить, что работники смогли сделать больше в улучшенной модели офиса, и назвали атмосферу в нем приятной. Но для обычных людей результат был вполне предсказуемым.
В последних двух моделях использовались те же элементы, что и улучшенном офисе, и визуально помещения выглядели одинаково. Различие в обоих случаях заключалось в том, кто принимал решения о текущем облике офиса. Наиболее успешные офисные помещения были названы вовлеченным офисом. Как и улучшенный вариант, он предлагал одни и те же фотографии для стен и одни и те же живые растения, но участникам было предложено самим разместить эти элементы так, как они считали нужным. Они даже могли полностью убрать их, как в модели бережливого офиса, если им этого хотелось. Офис мог быть аскетичным или декорированным, или каким-либо еще – суть была в том, что у человека, работающего в офисе, был выбор.
Для последней и самой ненавистной модели экспериментаторы снова пригласили участников разместить элементы по своему желанию. Но как только это было сделано, экспериментатор вернулся и начал все переустраивать, пока офис не превратился в бережливый. Ученые назвали эту модель бесправным офисом, хотя это термин может быть слишком мягким. «Мне захотелось вас ударить», – сказал один из участников экспериментатору после того, как испытание закончилось.
Участникам пришелся по душе вовлеченный офис и не понравился бережливый и бесправный.
Вовлеченный офис имел большой успех –производительность в нем была на 30% больше, чем в бережливом офисе, и на 15% больше, чем в улучшенной модели. Это значительный результат; три человека из вовлеченного офиса почти достигли производительности четырех человек в бережливом. Улучшенный офис показал скромные успехи, тогда как бесправный офис породил низкую производительность и падение морального духа.
Хаслам и Найт задали участникам множество вопросов о том, как бы они оценили офис, в котором они работали. Людям пришелся по душе вовлеченный офис и не понравился как бережливый, так и бесправный. Участники жаловались на скуку или даже на физический дискомфорт, например, вызванный слишком высокой температурой воздуха. Неприятные чувства относились ко всем областям: если участникам не нравилось офисное пространство, они начинали негативно относиться и к самой компании, и к своим рабочим задачам.
Окружающие условия, безусловно, имеют важное значение, и декоративные элементы, такие как фотографии и растения, как правило, делали работников более счастливыми и повышали их производительность. Но еще более важным было и то, кто принимал решения, как должен выглядеть офис. Наилучшим вариантом было позволить работникам создать собственное пространство. Самым худшим–дать им свободу выбора, а затем сделать все по-своему.
Хаслам и Найт провели подробное исследование, показавшее, как важно давать работникам свободу организации своего рабочего пространства, но в этом направлении работали и другие ученые. В одном из своих исследований НАСА отправило морских биологов на работу в тесную подводную лабораторию на несколько недель – условия действительно сложные, но специалисты остались довольны. Однако, они предпочли готовить себе еду сами, а не питаться готовыми блюдами.
Психолог Роберт Соммер неоднократно убеждался, что свобода в мелочах, таких как право самому покрасить стену, помогает людям обозначить свое пространство, быть более счастливыми и повысить свою производительность.
Роберт Соммер, психолог из Калифорнийского университета в Дэвисе, не один год посвятил изучению строгих и мягких архитектурных пространств: тех, которые не могут быть изменены людьми и тех, где изменения возможны. Примерами строгих пространств стали помещения, в которых не открываются окна, невозможно изменить режим освещенности и проветривания, а стулья привинчены к полу. Самым типичным образцом строгости является тюрьма, но некоторые ее черты стали распространяться на школы, общественные места и офисы. Психолог Роберт Соммер неоднократно убеждался, что свобода в мелочах, таких как право самому покрасить стену, помогает людям обозначить свое пространство, быть более счастливыми и повысить свою производительность.
Но сторонники системы 5S из медицинского центраВирджиния Мэйсон в Сиэтле не придерживались таких взглядов. Врачи и медсестры привыкли вешать стетоскоп на крючок, но руководство придумало более аккуратное решение: ящик с надписью «стетоскоп». Медицинский персонал продолжал вешать стетоскоп на крючок. Что же делать? «В конце концов, – сказал супервайзер, – нам нужно убрать крючок».
К сожалению, повальное увлечение аккуратностью приняло глобальный размах. Сотрудники Британского департамента по сбору налогов были проинструктированы убрать все семейные фотографии и сувениры с своих столов. В BHP Billiton, крупной горнодобывающей компании из Австралии, работники обязывались поддерживать чистоту стола, как это определено в 11-страничном руководстве: «Чистый стол означает, что в конце каждого дня на нем остаются только монитор(ы), клавиатура, мышь, коврик для мыши, телефонный аппарат, одна фоторамка A5 и специальное оборудование».
Если вы хотите поставить диплом или сертификат, хорошо – но только если вы уберете фоторамку. Никаких растений. И даже не помышляйте об игнорировании правил: «Менеджеры, ответственные за порядок, будут сообщать руководителям команд обо всех нарушениях». Все эти дотошные правила основаны на логике: политика чистого стола полезна, потому что она поддерживает порядок в офисе, «чтобы создавать и сохранять рабочие места чистыми, организованными и профессиональными».
Одно дело – затачивать и расставлять все карандаши на своем столе, метафорически или буквально. Чтобы заставить кого-то еще поступать также, создаются целые системы ценностей, в которых стремление к аккуратности ставится превыше комфортной атмосферы на рабочем месте.
Как правильно организовать рабочий стол: Советы для офиса и дома
Организация рабочего пространства напрямую влияет на продуктивность сотрудников, а порой и на их здоровье. Поэтому предлагаем вам в этот понедельник трезво взглянуть на свой стол и, наконец, избавиться от всего лишнего.
Иллюстративное фото: thebestdesigns.com: UGC
За своим рабочим столом в среднем офисные сотрудники проводят восемь часов каждый день. Именно этим воздухом они дышат, до этой поверхности дотрагиваются и здесь принимают важные решения большую часть своего времени. Поэтому очень важно держать стол в порядке.
От того, как организовано рабочее место, зависит продуктивность сотрудников: насколько быстро они могут найти нужный документ, сделать запись в блокнот и подключить микрофон для видео-звонка. Если рабочий стол пребывает в постоянном хаосе, то все эти процессы замедляются и мешают выполнять свою работу.
Мы подготовили несколько советов, которые помогут вам создать максимально удобное и приятное рабочее пространство.
Уберите со стола все и начните заново
Организацию пространства нужно начать с того, чтобы его полностью освободить. Уберите все, что лежит на поверхности стола, достаньте все из ящиков, и свалите в одну кучу. Отсоедините мышку и клавиатуру, если у вас стационарный компьютер, и также уберите в сторону.
Тщательно протрите стол и ящики, вытряхните все из клавиатуры и хорошенько промойте. Когда ваш стол будет полностью чистым, и станет выглядеть более-менее новым, вы можете двигаться дальше.
Рассортируйте все свои вещи
Кучу, которая образовалась после того, как полностью вычистили стол, теперь нужно разобрать. Поступайте с ней жестко: вещь вам либо нужна, либо нет. Самая большая проблема всех рабочих столов — захламленность. В ящиках можно найти буквально все: от рафинада трехлетней давности до пакета с целлофановыми пакетами.
Поэтому сначала разделите вашу кучу на две стопки: нужное и ненужное. Не жалейте и не жадничайте, оставляйте только то, чем вы действительно пользуетесь. Бумаги также рассортируйте по значимости — в оригинале оставляйте только то, что важно, все остальное либо сразу выкидывайте, либо переводите в цифровой формат и просто храните на компьютере.
Затем стопку из нужных вещей рассортируйте по логике в зависимости от того, сколько у вас ящиков. На поверхность стола выкладывайте только то, чем пользуетесь постоянно, но не больше 3-4 вещей. Все остальное делите между ящиками: к примеру, в последний ящик сложите все съедобное, а в первый — всю канцелярию.
Держите стол в минимализме
Не перегружайте рабочую поверхность — держите здесь только те вещи, которые всегда должны быть под рукой. Если вы делаете много записей — блокнот, или стикеры с ручкой. Если много думаете — игрушка антистресс, или то, что помогает вам сосредоточиться.
Все кабеля от электронных устройств старайтесь держать внутри ящиков — они могут путаться вокруг рук и мешать дотянуться до нужных вещей. Не держите на столе и съедобные вещи, потому что они постоянно так или иначе отвлекают.
Тем не менее, поставьте 1-2 личные вещи, которые будут вас радовать. Это может быть фотография семьи, любимый календарь или табличка с мотивациями.
Избавляйтесь от лишнего вовремя
Видите, что закончилась ручка? Выбрасывайте ее сразу. То же касается старых календарей, фантиков, неактуальных записок и визиток. Постоянно проводите ревизию таких вещей — они копятся в огромных количествах и не несут никакой ценности.
Поставьте урну поблизости от своего рабочего стола, тогда избавляться от ненужных вещей станет проще, и вы не станете складывать их в свой ящик.
Пользуйтесь органайзерами
Сейчас в магазинах можно найти сотни разных ящиков, коробочек и стоек, которые помогают систематизировать все ваши вещи.
Если у вас много мелких вещей — купите органайзер для ящика с маленькими отделениями. Систематизируйте и сложите в одно место свои визитки.
Закупите лотки для бумаги — наверх кладите документы, которые нужно обработать в ближайшее время, вниз — те, что уже готовы. Последний ящик периодически перебирайте и освобождайте.
Следите за освещением, воздухом и монитором
За рабочим местом вы проводите большую часть дня, поэтому важно, чтобы это не несло вреда вашему здоровью.
Свет должен быть рассеянным, холодным, не бить в глаза и не оставлять блики на мониторе. Лучше всего, если большую часть светового дня у вас будет яркое естественное освещение. Если же вы сидите напротив окна, и солнце бьет вам в глаза — не терпите. На окна удобнее вешать жалюзи, а не шторы — их проще регулировать и легче мыть.
К слову о чистоте, заботьтесь о том, чтобы вовремя избавляться от пыли вокруг себя, потому что иначе вы будете дышать ей постоянно. На стол или рядом с ним поставьте небольшое растение, к примеру, хвойное, так как за ним несложно ухаживать. Оно будет обеспечивать вас дополнительной дозой кислорода. Только не устраивайте вокруг себя целый сад — слишком много растений тоже вредит вашему здоровью.
Держите монитор в чистоте и на нужной высоте, чтобы ничего не заставляло вас еще больше напрягать глаза.
Примеры и рекомендации удобных инструкций
2012-10-08 в 6:05, admin , рубрики: инструкции, информационная безопасность, советы и рекомендации, метки: инструкции, информационная безопасность, советы и рекомендации
Снова здравствуй, уважаемый хабралюд!
В продолжении своего поста решил написать, как лучше всего создавать инструкции для пользователей и администраторов.
Всем, кому интересно, прошу под хабракат.
Принцип Keep It Simple Stupid хорошо известен в программировании, но почему-то его редко используют для написания инструкций и руководящих документов, предпочитая растекаться мыслею по древу. В 70% ситуаций эта документация необходима только для того, что бы отмахаться от наших бодрых регуляторов, но при этом забывают, что с этой документацией придётся работать, причём не всегда технически подкованным и грамотным в области информационной безопасности людям.
Для начала напишу несколько правил, которые помогут создать рабочий и удобный документ:
1. Старайтесь разделять инструкцию для пользователей от инструкции для администраторов и офицеров безопасности. причём первые не должны содержать ссылок на вторые (они могут содержать отсылки друг к другу).
2. Делайте пошаговые инструкции, вида «взял и сделал». То есть инструкции должны описывать алгоритм действий того, на кого она направлена.
3. Каждый пункт описывайте, как отдельное действие с обязательным указанием ответственного и контактами, если они необходимы.
4. Для большей наглядности можете дополнительно нарисовать в инструкцию блок-схему действий. Это поможет пользователю наглядно понять и оценить действия, так же и вам доступно объяснить алгоритм при обучении.
5. Психологический момент — инструкция будет плохо выполняться и работать, если пользователям понятно и доступно не объяснят алгоритм на пальцах и примерах. Поэтому — НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ПРО ОБУЧЕНИЕ!
Пример инструкции для пользователей
Ниже приведен пример инструкции по заведению аккаунта пользователя в корпоративной сети.
Clear screen/clear desk
Специфика российских организаций, работающих с советских времен и таких же умудренных опытом сотрудников такова, что у них, как правило, стол завален бумагами. Компьютер порой не выключается и не блокируется, даже когда уходят домой. Недавно лично видел, проходя поздно вечером мимо одного муниципального предприятия, как за открытыми жалюзи в закрытом на замок здании горел монитор с открытым на нём вордовским документом.
Пользователи порой не догадываются о возможных непреднамеренных утечках информации. Пускай она не конфиденциальна, возможно она только для внутреннего пользования. Но это даёт понимание, что в этой организации не заботятся о своей безопасности и могут так поступить с конфиденциалкой. А так же возможно там будет информация, ещё не отнесенная к закрытой, но уже существующая во внутреннем обороте организации.
Хорошим примером из лучших практик здесь является политики чистого стола и чистого экрана. Их можно описать так же, как я приводил пример ранее, но это будет выглядеть немного глупо, так как действия там простейшие. Лучше просто сделать набором правил:
На этом завершаю примеры и рекомендации. Серию подобных постов я продолжу, если будет интерес.
